Бюджет экспонента
Какими методами можно формировать выставочный бюджет, из каких основных статей он складывается, как его составлять и согласовывать и на чем можно сэкономить
Ключевыми элементами проекта «Выставка» являются:
• стоимость;
• выставочная команда, в которую, помимо стендистов, входят и другие специалисты (о том, как она формируется, вы узнаете из главы 6);
• время, инструментами управления которым являются общий план на все три этапа и графики по отдельным видам работ (см. главы 8 и 10);
• качество: оно обеспечивается правильной, логичной и структурированной деятельностью всех ответственных и исполнителей на всех этапах проекта.
В этой главе мы рассмотрим первый ключевой элемент — бюджет. Формирование любого, в том числе выставочного, бюджета осуществляется по одному из общепринятых принципов. Наиболее распространенными и подходящими для данного случая принципами являются следующие.
1. Исходя из целей и задач. Самый приятный для выставочной команды тип планирования бюджета. При использовании данного подхода составляется подробный перечень всех видов работ и мероприятий, связанных с достижением целей и решением задач участия в выставке, и против каждого указываются необходимые затраты. Их общая сумма равна бюджету проекта.
Примерный перечень обобщенных статей расходов для проекта «Выставка» выглядит так.
1. Оплата участия в выставке и выставочных услуг.
2. Проектирование, изготовление и монтаж стенда.
3. Подготовка экспозиции.
4. Транспортировка и складирование; другие расходы на логистику (особенно если выставка проходит в другом городе/стране).
5. Подготовка и проведение выставочных мероприятий.
6. Разработка и изготовление вспомогательных материалов.
7. Обучение и материальное стимулирование стендистов и другого персонала.
8. Проведение исследований.
Следует иметь в виду, что согласование сформированного таким образом бюджета — итеративная процедура: сначала мы составляем смету, где перечислены все необходимые действия и затраты, которых они требуют. Следующий этап — исключаем все, без чего можно (или придется) обойтись, сокращаем расходы по отдельным пунктам сметы. Затем анализируем, не нанесет ли непоправимого ущерба каждое из предложенных сокращений, в результате чего некоторые позиции приходится восстанавливать, и т. п. Ведь видение размеров затрат, необходимых для достижения поставленных целей, у тех, кто запрашивает средства, и у тех, кто их предоставляет, как правило, различается.
Согласованию необходимых затрат и имеющегося бюджета должно предшествовать ранжирование всех пунктов плана по приоритету. Отсюда вывод: формирование бюджета и составление плана выставочной работы должны осуществляться параллельно и последовательный порядок изложения этих задач, принятый нами, обусловлен исключительно логикой изложения в книге.
К сожалению, опыт показывает, что подход вот целей и задач» не очень нравится тем, кто принимает решение о выделении бюджета. Поэтому чаще, чем хотелось бы, используются второй и третий варианты формирования бюджета.
2. Исходя из имеющихся средств. В этом случае руководителям проекта «Выставка» выделяется некоторая сумма, основанная на представлениях тех, кто определяет ее размеры, о целесообразности затрат.
Здесь также предполагается — правда, в усеченном виде — итеративная процедура корректировки бюджета, потому что некоторые неизбежные расходы (такие, как оплата участия, фиксированные тарифы на транспортировку экспонатов и т. п.) при всем желании
не сократишь. Средства, оставшиеся после вычета неизбежных затрат, распределяются между отдельными работами и мероприятиями. Ранжирование последних по критерию наибольшей значимости для достижения целей в данном случае особенно важно: ведь от многих замыслов, скорее всего, придется отказаться и желательно, чтобы в списке остались не наиболее эффектные, а наиболее эффективные идеи.
Впрочем, данный метод, несмотря на то что он чаще всего предполагает ограниченность в средствах, не так уж плох. Точнее, его достоинства — следствие его недостатков. Дело в том, что узкие бюджетные рамки (в разумных пределах, естественно) до известной степени стимулируют творческую мысль, заставляя выставочную команду принимать нестандартные решения и генерировать оригинальные креативные идеи.
3. Исходя из размеров затрат на прошлую выставку. Согласно этому принципу формирования бюджета за основу берется бюджет прошлого выставочного проекта и в него, естественно, вносятся поправки: на инфляцию, на стоимость участия в этом году п, возможно, в другой выставке и т. п.
Как и любой метод, этот тоже имеет и достоинства, и недостатки. Явным достоинством является то, что бюджет определяется не «навскидку», как по методу 2, и не на основе гипотетических выкладок специалистов по коммуникациям, как по методу 1. Ориентиром для его формирования служат вполне конкретные результаты прошлой выставки. Недостаток же заключается в том, что бюджет, сформированный таким образом, плохо соотносится с целями и задачами участия. Кто сказал, что наши ожидания от выставки в прошлом году и в этом должны совпадать?!
В заключение перечислим те позиции бюджета, на которых никогда нельзя экономить, и те, что при определенных условиях позволит затянуть пояс потуже».
Итак, нельзя экономить:
• на разработке стенда, поэтому критерием выбора дизайнера должен быть его профессионализм, а не стоимость его услуг;
• на подготовке стендистов. Не следует жалеть средств на их отбор и подготовку, потому что самые прекрасные планы могут быть разрушены непрофессионально работающими стендистами;
хорошие же стендисты позволяют, в частности, сэкономить затраты на вспомогательные материалы;
• на вознаграждении (стимулировании) работников стенда. Должным образом материально мотивированные сотрудники чаще относятся к своим обязанностям с энтузиазмом и ответственностью, чем те, кто чувствует себя недооцененным.
Можно экономить:
• на самом стенде. Это не противоречит утверждению, что стенд должен быть разработан идеально. Однако далеко не всегда самый большой, сложный и оригинальный стенд — самый лучший. Так что на дизайнере экономить нельзя, а на выставочной площади и материалах — вполне можно;
• на вспомогательных материалах. Добросовестные специалисты всегда подскажут, как с меньшими затратами изготовить печатную рекламу или сувениры;
• на некоторых выставочных мероприятиях. Креативный подход и придирчивое составление сметы могут сократить число планируемых мероприятий и затрат на их проведение;
• на проведении исследований. В качестве анкетеров можно использовать, например, студентов и практикантов, работающих в данный момент в компании. Однако на анкетах, аналитике и выработке самой программы исследований экономить ни в коем случае нельзя.
Готовые решения
Методы формирования бюджета
1. Исходя из целей и задач:
+ напрямую соотносится с целью;
+ обеспечивает команде свободу действий;
— слабо стимулирует творческую мысль;
— чреват излишней расточительностью.
2. Исходя из имеющихся средств:
+ мощный стимул для творчества;
— слабо соотносится с целями и задачами участия в данной выставке;
3. От бюджета прошлой выставки:
+ основан на опыте, а не на предположениях;
— слабо соотносится с целями и задачами участия в данной выставке.
Еще раз проверьте свой бюджет
Возможно, на некоторых статьях вам удастся сэкономить! В списке
они выделены курсивом.
1. Оплата участия в выставке и выставочных услуг.
2. Стенд.
3. Экспозиция.
4. Транспортные расходы, логистика.
5. Выставочные мероприятия
6. Вспомогательные материалы.
7. Обучение и материальное стимулирование стендистов и другого персонала.
8. Проведение исследований.
Похожие рефераты:
